Mise en œuvre d'un système numérique de gestion de la qualité

Avantages d'un système numérique de gestion de la qualité

1. Moins d'erreurs humaines

Soyons réalistes : les êtres humains sont souvent plus enclins à l'erreur que leurs homologues numériques. Les systèmes informatisés ne sont ni fatigués, ni endormis, ni affamés. Lorsque vous numérisez vos systèmes de gestion de la qualité, vous réduisez le nombre d'erreurs commises.

2. Rapports et tableaux de bord automatisés

Les listes de contrôle manuelles, les formulaires et les contrôles de température prennent du temps. Et les résultats de tous ces contrôles doivent également être transformés en rapports. Mais lorsque vous utilisez une solution numérique de gestion de la qualité, tous vos rapports et tableaux de bord sont automatisés. 

3. Toujours en conformité avec les réglementations

La mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité numérique implique également la numérisation de toutes les données relatives à la gestion de la qualité. Et la numérisation des données signifie qu'elles sont toutes stockées en vue d'une consultation ultérieure. La prochaine fois que vous serez confronté à une procédure d'audit de conformité ou à des exigences réglementaires, toutes ces données seront accessibles. 

4. Plus de noyade dans le chaos du papier

La numérisation des données signifie également que vous pouvez dire adieu au désordre des listes de contrôle manuelles, des formulaires et autres documents administratifs. En désencombrant vos processus de gestion de la qualité, vous vous concentrez davantage sur ce qui est nécessaire et vous gagnez en efficacité à long terme. 

5. Vue d'ensemble de la situation

Grâce au stockage numérique de toutes vos données et à la mise en place de rapports et de tableaux de bord automatisés, vous aurez une vue d'ensemble de votre système de qualité et un niveau de contrôle inégalé. Plutôt pratique, si vous aimez que vos systèmes soient organisés.

Mise en place d'un système numérique de gestion de la qualité en 5 étapes

Étape 1 : Établir un plan de votre système actuel de gestion de la qualité

Tout d'abord, vous devez vous faire une idée précise de votre système actuel de gestion de la qualité et en dresser une carte claire. Quels sont les processus déjà en place ? Sont-ils suffisants et conformes en l'état ? Ensuite, vous devrez peut-être déterminer quel système de gestion de la qualité s'applique à votre entreprise.

Vous produisez, transformez ou distribuez des denrées alimentaires ou des aliments pour animaux ? Dans ce cas, vous devez d'abord élaborer un plan de sécurité alimentaire HACCP. Vous pouvez ensuite choisir de vous faire certifier, officiellement, selon différents types de certifications de qualité. Pensez à des systèmes tels que ISO22000, BRC, GFSI, etc. Vous pouvez également utiliser un code d'hygiène officiellement reconnu, élaboré par votre secteur d'activité spécifique.

Étape 2 : Choisir un système de gestion de la qualité numérique adapté à vos besoins

La numérisation des systèmes de gestion de la qualité a pris son essor ces dernières années et de nombreux acteurs sur le marché proposent des solutions à des fins diverses. L'astuce consiste à choisir le système numérique qui répond le mieux aux besoins et aux souhaits de votre propre organisation. Cela dépend en partie du système de qualité que vous avez choisi. 

Dans tous les cas, il faut rester aussi simple que possible. Des systèmes de qualité complexes entraîneront également une plus grande complexité (inutile) dans votre organisation.

Étape 3 : Installation des appareils de mesure et du matériel

La température est un CCP dans tous les principaux systèmes d'organisation de la qualité et mérite une attention particulière. Si vous choisissez de contrôler en permanence les températures au moyen d'un système numérique, veillez à ce que l'installation soit effectuée avant de commencer le processus de numérisation. Il est important de choisir un matériel adapté à votre solution logicielle, de préférence entièrement intégré dans une plate-forme centrale.

L'emplacement des capteurs dans votre équipement de refroidissement est extrêmement important. L'objectif de l'équipement de mesure est de faire en sorte que les températures mesurées reflètent le plus fidèlement possible la température à cœur des matières premières stockées. L'emplacement dans les réfrigérateurs/congélateurs est ici décisif.

Étape 4 : Personnalisation du logiciel

Le logiciel que vous utilisez doit être totalement aligné sur votre système de gestion de la qualité initial. Cela signifie que tous les processus numériques doivent correspondre exactement à la version manuelle du système. Vous devez être en mesure d'effectuer toutes les mesures et tous les enregistrements conformément au processus et aux procédures d'origine.

Il est important que le logiciel que vous choisirez puisse être adapté aux processus spécifiques de votre organisation. Il est également important que le personnel le reconnaisse. Si c'est le cas, l'adoption et la mise en œuvre s'en trouveront grandement facilitées.

Étape 5 : Mettre en place des processus d'analyse des rapports

En collectant des données à l'aide de votre système numérique de gestion de la qualité, vous êtes en mesure d'effectuer des analyses plus simples et d'apporter des améliorations au processus dans la mesure du possible. 

En outre, il est très important d'enregistrer les non-conformités et de noter les mesures correctives qui y sont associées. Cela permet de travailler de manière à garantir la sécurité alimentaire, de manière démontrable. 

En intégrant des rapports intelligents dans votre système de gestion de la qualité, ce flux d'informations passe d'un flux ponctuel à un flux continu de données. Il en résultera un processus d'amélioration continue de votre organisation et de vos processus de sécurité alimentaire.

Les points à surveiller lors de la mise en œuvre de votre SMQ numérique

Lors de la mise en œuvre d'un système numérique de gestion de la qualité, il convient de prendre en compte un certain nombre d'éléments clés. Il est important de comprendre les besoins et les objectifs spécifiques de votre organisation et de concevoir le système en conséquence. Cela peut impliquer une analyse approfondie de vos processus actuels et l'identification des domaines susceptibles d'être améliorés.

Il est également important de s'assurer que le système est entièrement conforme aux réglementations et aux normes industrielles en vigueur et de mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données sensibles.

Enfin, il est essentiel de fournir une formation et un soutien continus à votre équipe afin de garantir qu'elle est en mesure d'utiliser efficacement le système et d'en tirer une valeur ajoutée. Il peut s'agir de donner accès à des ressources telles que des manuels d'utilisation et du matériel de formation, ainsi que d'offrir une assistance technique en cas de besoin.

Outre ces éléments plutôt évidents, examinons de plus près d'autres aspects à prendre en compte lors de la mise en œuvre de votre système de gestion de la qualité numérique.

L'installation correcte des appareils de mesure et du matériel

L'installation de vos appareils de mesure et de votre matériel comporte généralement plusieurs étapes, dont les suivantes :

1. Identifier les dispositifs de mesure et le matériel spécifiques qui seront utilisés dans le cadre du système. Il peut s'agir de capteurs, de jauges et d'autres types d'équipements de mesure.
2. Déterminer les endroits où les appareils de mesure seront installés. Cela peut impliquer de travailler avec d'autres membres de l'équipe pour identifier les emplacements les plus appropriés pour l'équipement en fonction de facteurs tels que la facilité d'accès, la précision de la mesure et les interférences potentielles avec d'autres équipements.
3. Installer les appareils de mesure conformément aux instructions du fabricant. Il peut s'agir de connecter les appareils à un système de contrôle central, de configurer les appareils pour qu'ils communiquent entre eux et de mettre en place tout logiciel ou outil d'étalonnage nécessaire.
4. Tester les appareils de mesure pour s'assurer qu'ils fonctionnent correctement et qu'ils fournissent des relevés précis. Cela peut impliquer une série de tests ou d'étalonnages pour vérifier la précision de l'équipement.
5. Former le personnel qui sera chargé d'utiliser les instruments de mesure dans le cadre du système de gestion de la qualité. Il peut s'agir d'enseigner comment utiliser l'équipement, interpréter les résultats et résoudre les problèmes éventuels.

Globalement, la clé d'une installation réussie d'un système numérique de gestion de la qualité réside dans une planification minutieuse et une exécution soignée. Il est important de prendre le temps d'identifier l'équipement adéquat et de l'installer correctement afin de s'assurer que le système fournit des mesures précises et fiables du produit ou du processus contrôlé.

L'emplacement des appareils de mesure et des capteurs de température

L'emplacement des dispositifs de mesure de la température dans votre équipement de réfrigération et de congélation est extrêmement important. L'objectif de l'équipement de mesure est de faire en sorte que la température mesurée reflète le plus fidèlement possible la température à cœur des matières premières stockées. L'emplacement dans le réfrigérateur/congélateur est déterminant à cet égard.

Les éléments à prendre en compte en ce qui concerne les dispositifs de mesure de la température et leur emplacement : 

1. L'installation doit être facile, de préférence sans l'intervention d'un service technique.
2. Veillez à ce que les capteurs ne soient pas placés dans des flux d'air.
3. Fournir une simulation de la température centrale à l'aide d'un bocal de glycérol ou de capteurs qui comprennent un algorithme pour déterminer la température centrale.
4. Définir une alarme en cas de dépassement de la température

Garantir une connexion réseau stable

Ce point peut sembler évident, mais il est néanmoins très important. Si vous installez des capteurs numériques, n'oubliez pas que la connexion au réseau doit être aussi stable que possible. Dans la pratique, les connexions WIFI ne sont pas toujours aussi stables que possible. 

Il est préférable de créer votre propre réseau pour les capteurs, par exemple un réseau Zigbee. En outre, utilisez des appareils de mesure dotés d'une mémoire propre afin de garantir qu'en cas de dysfonctionnement inattendu, les mesures sont toujours enregistrées et sauvegardées pour référence ultérieure.

Personnaliser les listes de contrôle et de mesure numériques de la bonne manière

Lorsque vous établissez des listes d'inscription, veillez à ce qu'elles correspondent aux processus de votre organisation d'une manière reconnaissable. Cela signifie à la fois en termes de points d'enregistrement et de fréquence d'enregistrement. Si cela correspond parfaitement à vos processus réels, la mise en place ne soulèvera pas de questions parmi les employés. 

En paramétrant correctement le système, vous vous conformez non seulement aux exigences en matière d'enregistrement obligatoire, mais le système devient également plus facile à utiliser lors de la formation des employés.

Une formation et des instructions claires pour le personnel qui utilise le système numérique de gestion de la qualité

Lors de la mise en œuvre du système, il est important que tous les employés qui travailleront avec le système soient formés à son utilisation. Assurez-vous qu'ils connaissent les réponses à des questions telles que :

• Comment le système fonctionne-t-il exactement ? 
• Ce que l'on attend de moi, c'est-à-dire quel est mon rôle ? 

En outre, c'est aussi une excellente occasion de rafraîchir la mémoire de vos employés en ce qui concerne le système de sécurité alimentaire utilisé dans votre organisation. Profitez-en pour rappeler à chacun ses responsabilités et la manière dont le système numérique l'aidera à les assumer.

Instructions supplémentaires en cas de problème

Si une non-conformité est constatée lors du remplissage des listes d'enregistrement, il est obligatoire d'inclure une action corrective. Cette action doit permettre de prévenir une situation potentiellement dangereuse pour les denrées alimentaires en réagissant de manière appropriée. L'ensemble du processus doit également être documenté, ce qui permet d'éviter un grand nombre de tâches administratives manuelles. 

En numérisant le système, il devient possible de prédéfinir l'action corrective et d'aider les employés à prendre la bonne mesure à chaque fois.

Mise en place d'un accès à distance au système

L'accessibilité du système numérique de gestion de la qualité doit être aussi conviviale que possible. Nous recommandons d'opter pour un système basé sur une application, où l'accès peut être accordé à des utilisateurs spécifiques. Outre la facilité d'accès, veillez à définir des droits d'accès personnalisés. Ainsi, toute personne qui utilise le système n'a accès qu'aux données du système numérique et aux tâches associées qui la concernent. 

Il est également essentiel de confier à un membre de l'organisation la responsabilité du système numérique dans son intégralité, afin qu'il soit toujours à jour et que les bons utilisateurs obtiennent - et conservent - les niveaux d'accès adéquats.

Choisir le bon type de rapport automatisé

La configuration des rapports du système doit être établie de la manière la plus précise possible. Dans le même temps, il faut s'efforcer de réduire le nombre de rapports. L'impression de rapports génère beaucoup de papier dont nous préférons nous débarrasser. Il est préférable de rendre l'enregistrement transparent via des tableaux de bord ou des widgets. 

N'imprimez les rapports qu'en cas d'absolue nécessité ou à la demande, par exemple, des autorités de contrôle. Même dans ce cas, il est préférable de n'imprimer que sous forme numérique, au format PDF par exemple. Les alarmes doivent également être configurées numériquement.

Veiller à réduire autant que possible la paperasserie

En numérisant autant que possible et en n'utilisant que des rapports numériques, vous n'avez plus qu'une quantité minimale de documents. Si votre système numérique de gestion de la qualité offre également la possibilité de télécharger ou de photographier des documents, il est possible de mettre en place un système totalement dépourvu de papier. 

Tous les documents sont alors centralisés dans un système, toujours accessible. Dites adieu à une organisation remplie d'armoires à dossiers et de listes de contrôle sur papier.